كيفية تغيير خدمة البريد الإلكتروني المعين
سيتم ربط أي بريد إلكتروني وارد تلقائياً بإحدى خدمات البريد الإلكتروني التي تم تكوينها في نظامك. تلعب خدمات البريد الإلكتروني نفس دور خدمات المكالمات الهاتفية. يتم استخدامها، على وجه الخصوص، للتأكد من تسليم رسائل البريد الإلكتروني إلى الوكلاء الذين يعرفون كيفية التعامل معها. ولتحديد الخدمة المطلوبة، يقوم النظام بتحليل موضوع الرسالة الإلكترونية ونصها لمطابقة بعض الكلمات المفتاحية المحددة مسبقاً والتي ترتبط عادةً بخدمة معينة. تسمى هذه العملية بالتصنيف. على سبيل المثال، من أجل ربط رسالة بريد إلكتروني بخدمة دعم فني، قد يقوم النظام بفحص رسائل البريد الإلكتروني بحثًا عن وجود كلمات مشكلة أو مشكلة أو مساعدة أو دعم، إلخ. إذا لم يتمكن النظام من العثور على أي كلمات رئيسية في البريد الإلكتروني الوارد، فسيتم ربط البريد الإلكتروني بخدمة عامة (افتراضية).
إذا كان عملاؤك يستخدمون عادةً نماذج الويب لإنشاء طلبات خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بهم، فإن العملية المذكورة أعلاه ستضمن تحديد الخدمة بشكل موثوق لكل بريد إلكتروني تقريبًا. أما عندما يستخدم العملاء تطبيق بريد إلكتروني للأغراض العامة للاتصال بشركتك، فهناك احتمال أكبر أن يتم تصنيف البريد الإلكتروني بشكل غير كافٍ (أي أن يتم ربطه بخدمة افتراضية) أو بشكل غير صحيح (أي أن يتم ربطه بخدمة خاطئة).
لذلك، فإن الخطوة الأولى في معالجة رسالة بريد إلكتروني جديدة هي التحقق من الخدمة المرتبطة بها، وإذا لزم الأمر، تغيير هذا الارتباط التلقائي. لاحظ أنه يمكن تخطي هذه الخطوة بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي هي جزء من الحالات الموجودة؛ راجع القسم كيفية مراجعة بريد إلكتروني وارد لمزيد من المعلومات.
عندما تقوم مراجعة بريد إلكتروني وارد، يتم عرض الخدمة المعينة حاليًا في محرر الرد.
ملاحظة: بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الموزعة عبر طريقة الدفع، سترى أيضًا اسم الخدمة في نافذة التنبيه المنبثقة. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الموزعة عبر طريقة السحب، قد تتمكن من رؤية أسماء الخدمات المختصرة في قائمة انتظار الفريق.
إذا كان ارتباط الخدمة صحيحًا، يمكنك المتابعة إلى إنشاء الرد. إذا تم تعيين الخدمة بشكل غير صحيح، فهناك عدة احتمالات:
- أنت تعرف ما هي الخدمة الصحيحة، وأنت مؤهل للتعامل معها.
- أنت تعرف ما هي الخدمة الصحيحة، ولكنك غير مؤهل للتعامل معها.
- أنت لا تعرف ما هي الخدمة الصحيحة.
إذا كنت تعرف ما هي الخدمة الصحيحة وكنت مؤهلاً للتعامل معها، فيجب عليك عادةً تغيير الخدمة المعينة والاحتفاظ بهذا البريد الإلكتروني على سطح المكتب لمزيد من المعالجة. لتغيير الخدمة، انقر على أيقونة القائمة المنسدلة بجوار اسم الخدمة المعينة حالياً. ستعرض القائمة الخدمات التي أنت مؤهل للتعامل معها. حدد الخدمة الصحيحة وانتقل إلى إنشاء الرد.
إذا كنت تعرف ما هي الخدمة الصحيحة، ولكنك لست مؤهلاً للتعامل معها، فيجب عليك تحويل البريد الإلكتروني إلى الخدمة الصحيحة. إذا لم تكن متأكداً من الخدمة الصحيحة، يمكنك تحويل البريد الإلكتروني إلى مشرفك أو إلى وكيل آخر. لمزيد من المعلومات، راجع القسم كيفية تحويل بريد إلكتروني.