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This page is a translated version of the page 5.2:Agent-guide/ConfiguringYourVoicemail and the translation is 100% complete.

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Contents

ボイスメールの設定

内線番号へ直接発信されるコールは、応答できない場合ボイスメールシステムへ転送できます。ボイスメールの挨拶を自分で録音し、エージェントデスクトップアプリケーションを通じてボイスメールを有効/無効にすることができます。あらゆる状況に応じる挨拶が3件まで録音可能です。

ボイスメールの配信を行うには、電子メールアドレスが必要です。ボイスメールの設定を行う前に、設定 > ユーザープロファイル > コンタクト情報 > 電子メールアドレスで電子メールアドレスが登録されているか、ご確認ください。

ステップ 1: ユーザープロファイル設定の転送とボイスメールタブへ移動

  • 設定をクリックし、ユーザープロファイルを選択し、転送とボイスメールタブをクリックしてください。
  • このタブには、コール転送およびボイスメール機能に関連する設定が含まれています。 ボイスメールに関連する設定が表示されない場合は、先ず '全てのコールを転送する チェックボックスのチェックを外してください。
  • このステップで、ボイスメールを有効にする (メールアドレスの登録が必要) ボイスメール送信開始までの時間 フィールドを変更しないでください。ボイスメール挨拶を録音した後、これらのフィールドに戻ります。
転送とボイスメールの設定

ステップ 2: カスタマイズした挨拶の作成

システムでは、以下のボイスメールの挨拶がデフォルトで録音されています:内線番号[貴方の内線番号]は、只今お答えできません。 発信音の後にご用件をお話ください

上記のデフォルトの挨拶を自分の声で録音した挨拶に置き換えることができます。(自分で録音した挨拶を使っていいかどうかは、システム管理者にご確認ください)

  • 次のボイスメール挨拶を使用するの下にある一番目のラジオボタンを選択してください。録音された挨拶がない場合、ボタンの横に<< 未設定 >> が表示されます。
  • 編集/録音 リンクをクリックしてください。
  • 挨拶のテキストを用意してください。
  • ヘッドセットを付けてください。
  • 表示されるウィンドウで、挨拶のタイトルを指定します (例えば、 通常の挨拶.)
  • 録音開始 Agent-guide-image17.JPG ボタンをクリックしてください。録音開始のシングルトーンが鳴ります。ボタンの外観が変更し、 停止 Agent-guide-image18.JPG コントロールキーが表示されます。
  • マイクに向かって挨拶を話してください。終了したら、 録音停止 Agent-guide-image18.JPG ボタンをクリックしてください。
カスタマイズしたボイスメール挨拶を作成します

ステップ 3: 録音された挨拶の再確認

録音した挨拶を確認するには、再生Agent-guide-image20.PNGボタンをクリックしてください。 編集したい場合は、上記のステップ1とステップ2を繰り返してください。 それ以外の場合は、Okをクリックし確定してください。 後でいつでも挨拶の確認、タイトル変更、挨拶の再録音が可能です。

あらゆる状況(例:通常、旅行、休暇)に応じる挨拶が3件録音できます。 新しい挨拶を録音するには、“未使用”のラジオボタンを選択して、ステップ2から録音を行ってください。

ステップ 4: ボイスメールを有効にする

挨拶を録音してからボイスメールを有効にしてください。

  • ボイスメール送信開始までの時間を利用して、無応答タイムアウト(即ち、貴方がログイン中に応答できない場合に、着信がボイスメールへ転送されるまでの秒数)を指定してください。ログアウト中及び電話不使用オプションを使ってログイン中は、着信は設定と関係なくボイスメールへ転送されます。
  • 複数の挨拶を録音した場合、次のボイスメール挨拶を使用するの下にあるご利用予定の挨拶に対応するラジオボタンを選択してください。
  • …専用のボイスメールを有効にする チェックボックスを選択してください。ボイスメールは有効になりました。

その他情報

別のカスタマイズした挨拶を選択するには、ボイスメールを無効にしてから再度有効にする必要はありません。

  • エージェントデスクトップアプリケーションを通じてボイスメールの挨拶を録音する代わりに、オフラインでそれを録音してオーディオファイルとして保存することができます。 その場合の挨拶設定方法は、ステップ3とステップ4を除いて同じです。 録音のコントロールキーをクリックする代わりに、 'アップロード' ボタンをクリックして、当該のオーディオファイルを選択してください。
  • すべてのボイスメール設定は、システム管理者が事前に行うことができるし、使用中にいつでも変更できます。事前設定または変更は、挨拶のオーディオファイルのアップロード、録音した挨拶の選択、無応答タイムアウトの設定、ボイスメールを有効/無効にすることを含みます。
  • コール転送の設定は、ボイスメール設定より優先されます。 自動転送機能を一時的に有効にすると、ボイスメール機能が無効になります。 ただし、既存のボイスメール設定(無応答タイムアウトおよび使用中の挨拶)は保存され、コール転送が無効になってからすぐに有効になります。
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