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ボイスメールの設定

内線番号に直接発信された電話は、応答できない場合にボイスメールに転送することができます。エージェントデスクトップアプリケーションから、ご自身のボイスメールグリーティングを録音したり、ボイスメールの有効化・無効化を行ったりすることができます。最大3種類のメッセージを録音し、状況に応じてボイスメールグリーティングとして使用することができます。

なお、システムではボイスメールメッセージの配信にメールを使用しています。ボイスメールの設定を行う前に、「設定」＞「ユーザープロフィール」＞「連絡先情報」＞「メール」にEメールアドレスが指定されていることを必ずご確認ください。

ステップ 1：ユーザープロフィール設定の [転送とボイスメール] タブに移動します

1. [設定] をクリックし、[ユーザープロフィール] を選択し、[転送とボイスメール] タブをクリックしてください。
   
   
2. このタブには、着信転送およびボイスメール機能に関連する設定が含まれています。ボイスメールに関連する設定が表示されない場合は、まず「すべてのコールを転送する…」チェックボックスの選択を解除してください。
   
   
3. 「ボイスメールを有効にする（メールアドレスの入力が必須です）」および「～分経過後にボイスメールへ送信」の各フィールドに注意してください。ただし、現時点ではこれらの設定を変更しないでください。ボイスメールグリーティングを録音した後、これらのフィールドに戻って設定を行います。

転送およびボイスメールの設定

ステップ 2：パーソナルグリーティングを作成する

システムには、あらかじめ録音された一般的なボイスメールグリーティングが用意されています。「内線[あなたの内線番号]の担当者は現在利用できません。信号音が鳴ったら、メッセージを残してください。」

この汎用グリーティングを、ご自身の音声で録音したパーソナルなグリーティングに置き換えることができます。（パーソナルなグリーティングの使用可否や必要性についてご不明な点がございましたら、システム管理者にお問い合わせください。）

1. 「以下のボイスメールグリーティングを使用する」設定の下にある最初のラジオボタンを選択してください。保存済みのグリーティングがない場合は、ボタンの横に「<< 未設定 >>」と表示されます。
   
   
2. 「編集／録音」リンクをクリックしてください。
   
   
3. グリーティングのテキストをご用意ください。
   
   
4. ヘッドセットを装着してください。
   
   
5. 表示されるウィンドウで、グリーティングのタイトル（例：「私の日常のグリーティング」）を指定してください。
   
   
6. 「録音を開始」 ボタンをクリックしてください。録音開始を知らせる呼び出し音が1回鳴ります。ボタンの表示は「停止」 コントロールに変わります。
   
   
7. マイクに向かってグリーティングを話してください。話し終わったら、「録音を停止」 ボタンをクリックしてください。

パーソナルなボイスメールグリーティングを作成する

ステップ 3：録音したグリーティングを確認する

録音したグリーティングを確認するには、「再生」 ボタンをクリックしてください。グリーティングの内容にご満足いただけない場合は、この手順のステップ1とステップ2を繰り返してください。そうでない場合は、「OK」をクリックして確定してください。その後、いつでもグリーティングを確認したり、タイトルを変更したり、グリーティング自体を再録音したりすることができます。

さまざまな状況（例：普段、出張、休暇など）に合わせて、最大3つの異なるグリーティングを用意することができます。別のグリーティングを録音するには、「未使用」のラジオボタンを選択し、ステップ2からこの手順を繰り返してください。

ステップ4：ボイスメールを有効にする

すべてのグリーティングの録音が完了したら、ボイスメールを有効にすることができます。

1. 「～経過後にボイスメールへ送信」を使用して、応答なしのタイムアウト（つまり、ログイン中で電話に出られない場合、着信がボイスメールに転送されるまでの時間（秒単位））を指定してください。なお、ログアウトしている場合、または「電話なし」オプションでログインしている場合、この設定にかかわらず、着信は直ちにボイスメールに送信されます。
   
   
2. 複数のグリーティングがある場合は、「以下のボイスメールグリーティングを使用する」設定で、その時点で使用するグリーティングに対応するラジオボタンを選択してください。
   
   
3. 「内線…のボイスメールを有効にする」チェックボックスを選択してください。これでボイスメールが有効になりました。

追加情報

1. ボイスメールを無効にして再度有効にする必要なく、いつでも別のパーソナルグリーティングを現在のグリーティングとして選択できます。
   
   
2. エージェントデスクトップアプリケーションを経由してボイスメールグリーティングを録音する代わりに、オフラインで録音し、音声ファイルとして保存することも可能です。グリーティングの設定手順は、ステップ 3 およびステップ 4 を除き同じです。録音コントロールを操作する代わりに、「アップロード」ボタンをクリックし、目的の音声ファイルを選択します。
   
   
3. すべてのボイスメール設定は、システム管理者によって事前に設定され、いつでも変更することができます。これには、グリーティング音声ファイルのアップロード、現在のグリーティングの選択、無応答タイムアウトの設定、およびボイスメールの有効化・無効化が含まれます。
   
   
4. 着信転送設定は、ボイスメールの設定よりも優先されます。着信転送を一時的に有効にすると、ボイスメール機能は自動的に無効になりますが、既存のボイスメール設定（応答なしのタイムアウトや現在のグリーティング）は保持され、着信転送が無効になるとすぐに適用されます。< 前へ | 次へ >