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返信のコンプライアンス時間

受信したメールを処理する資格がある場合、そのメールを確認した後、次へのステップはお客様への返信となります。このセクションでは、ゼロから返信メールを作成する方法を説明します。ナレッジベースの記事をメールで使用する場合は、セクション ナレッジベース.

メモ

  • のケースについては 閉じる状態のケースでは、返信を送信できません。フォローアップケースを作成する必要があります。詳細については、以下を参照してください。 フォローアップアウトバウンドメールの送信方法.
  • To:Cc:の宛先を表示することができます。メールがTo:フィールド経由でコンタクトセンターのサービスに直接送信されていない場合(つまり、Cc:リストに表示されている場合)、サービスのメールアドレスが太字で表示されます。

ステップ1:下書きを書き始める

  1. 返信のコンプライアンス時間を作成するには、メッセージの上部(カーソルを置いた時)と下部にある「返信」と「転送」ボタンを選択します。 Email-Reply-and-Forward-Buttons-531.PNGボタンを選択します。
  2. メールの下書きが開き、元の件名の前にRe:Toフィールドにお客様のメールアドレスが表示されます。
  3. 必要に応じて、Ccおよび/またはBcc宛先を追加します。
  4. 返信エディタのテキストフィールドに直接返信を入力します。このエディタには、メールの体裁を整えるためのテキスト編集ツールがあります。これらのツールにより、さまざまなフォントスタイルやサイズ、フォントや背景色、箇条書きリストや番号付きリスト、表、ビデオ、段落の配置を調整または追加することができます。
  5. フォーマット消去アイコンをクリックすると、前に適用したフォーマットを消去できます。
  6. 下書きにハイパーテキストアンカーやリンクを入れたい場合は、本文にURLを入力または貼り付け、テキストをハイライトしてからリンク挿入ボタンを選択します。ハイライトされたテキストは青くなり、リンクであることを示す下線が表示されます。
  7. 画像を挿入するには、コピーして貼り付けるか、メールメッセージ本文にドラッグ&ドロップします。画像を追加した後、リサイズ、配置、移動のオプションがあります。


メモ:返信の情報量によっては、スプリッターを下または左にドラッグしてエディターウィンドウを拡大することもできます。


テキスト編集ツール、添付追加、メール送信ボタンを備えた返信エディター


ステップ2: 必要に応じてファイルを添付する。

メールにファイルを添付することができます。

  1. ファイルを添付するには、添付ファイルの追加ボタンAttachment-Button-50.png )をクリック し、必要なファイルを選択します。 さらにファイルを添付するには、このステップを繰り返します。添付ファイルの名前は、作成したメッセージのアドレスフィールドの下に表示されます。
  2. 前に添付したファイルを消去するには、そのファイルの横にあるXアイコンをクリックします。
  3. 以下のメール添付制限にご注意ください:
    • 1回のメール添付サイズ:10MB
    • 添付ファイル付きメール1通のサイズ:25MB


添付ファイル付きメッセージヘッダ


コンタクトセンターの設定によっては、返信のテキストフィールドに標準メッセージが挿入されている場合があります。これらのメッセージは、返信のメインテキストのエリアの上(ヘッダー)または下(フッター)に表示されます。このようなメッセージの例としては、ケース番号、法的免責事項、会社の連絡先などがあります。これらのメッセージは編集可能です。


ステップ3:レビューと送信

  1. 返信の受付が可能になったら、メール送信ボタンをクリックします。 Send-Email-Button-50.png.メールがカスタマに送信されます。メールの編集はできなくなり、サービス設定によってはアフターコールワーク状態になります。このモードを使用して、対話処理を完了できます。たとえば、このインタラクションの処分を選択済みにすることができます。
  2. 処分セレクタをクリックし、適切な処分を選択します。
  3. 必要に応じて、メモエディターに自由形式のテキストコメントを入力します。


ステップ 4: インタラクションの完了

完了ボタンをクリックします。インタラクションの処理中が終了します。まもなく処理中の新規インタラクションが送信されます。


メモ:メールを送信する前に、選択済またはメモを入力することもできます。

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