連絡先の統合方法
連絡先の統合とは、重複する連絡先から連絡先情報やケースの関連付けを1つのマスターレコードにまとめる方法です。
|
連絡先を統合するには、エージェントアカウントに連絡先の「編集」および「削除」の両方のアクセス権が必要です。 | |
統合の開始
統合を開始するには、統合したい連絡先の1つを開き、[詳細]タブで「統合」
ボタンをクリックします。
これにより、統合を行う相手となる別の連絡先を選択できるウィンドウが開きます。重複している連絡先を選択し、「選択」
をクリックします。
統合する連絡先を選択すると、「連絡先の統合」タブが開きます。
統合の処理
「連絡先の統合」タブで、どちらの連絡先をマスターレコードとするか、およびどのフィールドの値を保持するかを選択します。
マスターレコードの選択
「連絡先の統合」タブのこの行では、マスターレコードとして保持する連絡先を1つ選択できます。もう一方の連絡先は削除されます。
強調表示されたフィールドから1つの値を選択する
強調表示されたフィールドは、2つの連絡先間でデータの不一致があることを示しています。統合を完了するには、マスターレコードにどのデータを保持するかを選択する必要があります。この例では、一方の連絡先の姓が「Brown」、敬称が「Dr.」であり、もう一方の連絡先の姓は「B」、敬称は「Ms」となっています。値を選択すると、その行の強調表示は解除されます。
統合するフィールド値を選択する
電話番号、メールアドレス、住所などのフィールドでは、1つの連絡先に対して複数の値を保存することができます。この例では、各連絡先の「勤務先電話番号」が異なりますが、いずれか一方または両方の番号を連絡先に保存できるため、その行は強調表示されていません。どちらの番号も選択しない場合、そのフィールドは連絡先から削除されます。
値が同一のフィールドは自動的に統合される
両方のレコードで値が同一のフィールドについては、選択または破棄するオプションは表示されません。この例では、「勤務先メールアドレス」の「business@example2.com」が両方の連絡先に共通しているため、レコード間で選択するオプションはありません。
統合の確定
すべての統合の競合が解決され、マスターレコードが選択されたら、「確定」
ボタンをクリックして、選択したレコードでマスター連絡先を更新し、もう一方の連絡先を削除します。マスター以外のレコードが削除されることを警告する確認ダイアログが表示されます。
統合履歴の表示
統合が完了すると、マスターレコードが更新されたフィールドとともに表示されます。連絡先の「アクティビティ」
タブに一覧表示される統合操作には、両端に矢印のあるアイコン
が付きます。
