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レポートのスケジュール設定

レポートは、将来の日時に配信されるようスケジュール設定することができます。この機能は、特定のレポートを実行し、定期的に同じユーザーに配信するコンタクトセンターにとって特に便利です。レポートのスケジュール設定を行うことで、特定のパラメータでレポートを実行し、メールやFTP/SFTP経由でレポートを配信するプロセスを自動化できます。


レポートのスケジュール設定方法

レポートをスケジュール設定したり、スケジュール済みのレポートの設定を更新したりするには、以下のステップに従ってください。

  1. 「コンタクトセンター管理者」で、「レポート」に移動し、メインメニューから目的のレポートの種類（例：エージェント/チームレポート、アウトバウンドレポート、シナリオレポートなど）を選択してください。

  2. レポートリストから、スケジュール設定を行いたいレポートの名前を選択してください。レポートのプロパティが画面の下部ペインに表示されます。

    レポート名を選択すると、レポートのパラメータが表示されます


  3. [このレポートの配信をスケジュール] をクリックします。レポートのスケジュール設定パラメータが表示されます。

    レポートのスケジュール設定用「パラメータ」タブ


  4. [有効] チェックボックスを選択してください。

  5. 「レポートのスケジュール」および「レポートのパラメータ」のプロパティを指定してください。プロパティの説明については、以下の「[パラメータ] タブ」のセクションをご参照ください。

  6. 必要に応じて、「メール配信」タブのプロパティを指定してください。プロパティの説明については、以下の「メール配信タブ」のセクションをご覧ください。

    メール配信オプション


  7. 必要に応じて、「FTP 配信」タブのプロパティを指定してください。プロパティの説明については、以下の「FTP 配信タブ」のセクションをご覧ください。

    [FTP配信] タブ


  8. [適用] をクリックしてください。

  9. 残りのレポートのプロパティを確認し、必要に応じて編集してください。

  10. [レポートの実行] をクリックします。


プロパティ

「レポートのスケジュール設定方法」で説明されているように、[このレポートの配信をスケジュール] をクリックすると、レポートのスケジュール設定やその他レポートパラメータを含む新規ダイアログが表示されます。このダイアログには、[パラメータ]、[メール配信]、[FTP 配信] の 3 つのタブがあります。これらのタブの設定項目については、以下で説明します。

[パラメータ] タブ

[パラメータ] タブのプロパティ


有効

[有効] チェックボックスを選択すると、レポートの配信スケジュールが有効になります。

レポートのスケジュール

[パラメータ] のこのセクションでは、レポートの実行スケジュール（日時および頻度）を定義します。

繰り返し

「繰り返し」とは、レポートが実行および配信される頻度を指します。

次の4つのオプションから1つを選択してください：

  • 1時間ごと
  • 毎日
  • 毎週
  • 毎月
実行時刻

レポートの実行をスケジュールする時刻とタイムゾーンを指定してください。

繰り返し間隔

レポートの実行頻度、または1回のみ実行するかどうかを指定します。利用可能な繰り返しオプションには、15分ごと、30分ごと、1時間ごと、2時間ごとなどがあります。たとえば、15分ごとに実行されるようにスケジュールされたレポートには、直前の15分間のデータが含まれます。

繰り返し終了時刻

レポートの実行間隔を選択した場合は、レポートの送信を停止する時刻を指定する必要があります。たとえば、1時間ごとのレポートを30分間隔で繰り返し実行するようにスケジュールし、「繰り返し終了時刻」を「午後6時」に設定した場合、最後のレポートは午後6時に送信され、そのデータは午後5時30分までのものとなります。

レポートパラメータ

[レポートパラメータ] セクションには、選択済みのレポート名に関連するパラメータが表示されます。選択した繰り返しの設定に応じて、以下のオプションが利用可能です：

  • 1時間ごとの繰り返し設定の場合：
  • 日次、週次、月次の繰り返し設定の場合：
    • 本日
    • 昨日
    • 今週
    • 今週（月曜日から）
    • 先週
    • 先週（月曜日～日曜日）
    • 今月
    • 先月
    • 過去 N 日間 - 日数を指定できます

表示されている例では、選択済みのレポート名は「エージェントの活動」であるため、「期間」および「エージェント」という「エージェントの活動」レポートのパラメータのみが表示されています。


[メール配信] タブ

[メール配信] タブのプロパティ


レポートをメール経由で配信

「レポートをメール経由で配信する」チェックボックスを選択すると、指定されたメールアドレスへのレポート配信が可能になります。

送信者の表示名

ここに、希望する「送信者の表示名」を入力してください。この名前は、任意の名前（例：組織名、ご自身の名前、チーム名、サービス名など）に設定できます。

送信者のメールアドレス

「送信者のメールアドレス」は、レポートの送信に使用されるメールアドレスです。

件名

「件名」とは、送信されるメールメッセージの件名です。

$()

「件名」フィールドおよび「メッセージ」フィールドでは、$(varname) 形式の変数を使用できます。

[変数の挿入] ボタンを使用すると、以下の変数のいずれかを「件名」または「メッセージ」フィールドに挿入できます：

  • $(agents) - この変数は、[レポートパラメータ] セクションで定義されたエージェントの名前を表示します。
  • $(services) - この変数は、[レポートパラメータ] セクションで定義されたサービスの名前を表示します。
  • $(scenarioName) - この変数は、[レポートパラメータ] セクションで定義されたシナリオの名前を表示します。
  • $(startDate) - この変数は、「パラメータ」タブの「レポートパラメータ」設定で定義された期間の開始日を表示します。形式は YYYYMMDD です。
  • $(endDate) - この変数は、「パラメータ」タブの「レポートパラメータ」設定で定義された期間の終了日を表示します。形式は YYYYMMDD です。
  • $(endTime) - この変数は、レポート内の最後のエントリの時刻を表示します。形式は YYYYMMDDHHMM です。
  • $(startTime) - この変数は、レポート内の最初のエントリの時刻を表示します。形式は YYYYMMDDHHMM です。
  • $(timeframe) - この変数は、「レポートパラメータ」 セクションで定義されたレポートの期間を表示します。
  • $(timezone) - この変数は、「レポートのスケジュール」 セクションで定義されたタイムゾーンを表示します。


利用可能な変数は、スケジュール設定されているレポートの種類によって異なる点にご注意ください。

メッセージ

「メッセージ」とは、送信されるメールメッセージの本文のことです。

フォーマット

「フォーマット」とは、送信されるメールメッセージ内でレポートがどのように表示されるかを指定するものです。

以下の4つのオプションから1つをお選びください：

  • PDF
  • Excel
  • CSV
  • テキスト

宛先

「宛先」とは、スケジュールされたレポートを受け取る方々のことです。[編集]をクリックして、宛先を選択し、リストに追加してください。


[FTP配信] タブ

[FTP配信] タブのプロパティ


FTP/SFTP 経由でのレポート配信

「FTP/SFTP経由でレポートを配信する」チェックボックスを選択すると、FTP/SFTP経由でのレポート配信が有効になります。

フォーマット

「フォーマット」とは、レポートがどのように保存され、FTP/SFTP経由で送信されるかを指定するものです。

以下の4つのオプションから1つを選択してください：

  • PDF
  • Excel
  • CSV
  • テキスト

レポートの圧縮（zip）

このオプションを選択すると、レポート（.CSV）は圧縮された.ZIPファイルとして配信されます。未選択の場合、レポートは指定されたファイル形式のまま、圧縮されていない個別の添付ファイルとして配信されます。

転送プロトコル

「転送プロトコル」とは、指定された転送プロトコル（FTP または SFTP）のことです。

FTP/SFTP サーバーのホスト名

「FTP/SFTP サーバーのホスト名」は、指定された FTP/SFTP サーバーのユーザー名です。

保存先フォルダーおよびファイルの名前

「保存先フォルダーおよびファイルの名前」には、スケジュールされたレポートが保存される場所を指定します。

$()

「保存先フォルダーおよびファイル名」フィールドでは、$(varname) 形式の変数を使用できます。

[変数の挿入] ボタンを使用すると、以下の変数のいずれかを「保存先フォルダーおよびファイル名」フィールドに挿入できます：

  • $(agents) - この変数は、[レポートパラメータ] セクションで定義されたエージェントの名前を表示します。
  • $(services) - この変数は、[レポートパラメータ] セクションで定義されたサービスの名前を表示します。
  • $(scenarioName) - この変数は、[レポートパラメータ] セクションで定義されたシナリオの名前を表示します。
  • $(startDate) - この変数は、「パラメータ」タブの「レポートパラメータ」設定で定義された期間の開始日を表示します。形式は YYYYMMDD です。
  • $(endDate) - この変数は、「パラメータ」タブの「レポートパラメータ」設定で定義された期間の終了日を表示します。形式は YYYYMMDD です。
  • $(endTime) - この変数は、レポート内の最後のエントリの時刻を表示します。形式は YYYYMMDDHHMM です。
  • $(startTime) - この変数は、レポート内の最初のエントリの時刻を表示します。形式は YYYYMMDDHHMM です。
  • $(timeframe) - この変数は、「レポートパラメータ」 セクションで定義されたレポートの期間を表示します。
  • $(timezone) - この変数は、「レポートのスケジュール」 セクションで定義されたタイムゾーンを表示します。


$() をクリックすると、変数が「保存先フォルダーとファイル名」に挿入されます


FTP ユーザー名

「FTP ユーザー名」は、指定された FTP ユーザー名です。

FTP パスワード

「FTP パスワード」は、指定された FTP パスワードです。

接続のテスト

「接続テスト」ボタンは、指定された認証情報を使用してFTP/SFTP接続をテストするために使用されます。

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